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Volunteer Awareness Day: O que esteve por detrás deste evento e o seu impacto para a comunidade e para o World Bank

Beatriz Reis | C23 | World Bank | Washington DC, USA

Um momento alegre entre mim e um membro do staff, a parabenizar a equipa pelo seu bom trabalho

Foi no passado mês de Junho que, a dia 4, o World Bank fez cumprir a sua tradição anual e organizou pela 7ª vez consecutiva o Volunteer Awareness Day, um dia dedicado a a fazer ecoar entre as 4 paredes da instituição os valores de erradicação da pobreza e de ajuda comunitária que geralmente se propagam por bem longe delas. O objetivo? Garantir que os seus próprios funcionários não se esquecem de os fazer cumprir, oferecendo-lhes um leque de oportunidades de voluntariado locais numa exposição com mais de 30 NGOs convidadas.

A equipas por detrás

Tudo começa nas mãos da Community Outreach Team.

É a esta pequena equipa, onde agora me encaixo, que está a cargo o planeamento e a organização do Volunteer Awareness Day (VAD) desde o ano zero. Lindsey Buss, CO Manager, explica que este dia acaba por ser representativo do que fundamenta o trabalho da equipa ao longo de todo o ano: "Our mission at the World Bank is to end extreme poverty and boost shared prosperity around the world. Therefore, what we do here at the Community Outreach team is to help staff live these twin goals in our own communities. This is done via workplace giving, volunteerism (that has its main highlight on this specific day), asset donations, disaster relief drives, grant programs, toy and toiletry drives, and an internship program for students from local public high schools".

A ideia para o Volunteer Awareness Day surgiu da necessidade de encontrar formas mais práticas de mostrar aos funcionários do World Bank (WB), já de si extremamente instruídos e munidos de uma forte bagagem internacional, o quão mais teriam a ganhar com experiências de voluntariado. Tácticas como enviar emails motivacionais com as opções à escolha ou colocar cartazes só são capazes de ajudar num certo limite: uma verdadeira mudança só se atinge com verdadeiras acções. Quando interrogado se, até agora, todo o trabalho depositado em apenas um dia do ano vale a pena, Lindsey limita-se a sorrir e a dizer: “The numbers sent by the NGOs of staff that has volunteered after communicating with them on this day makes it all worth it”.

A peça chave para o sucesso

A great event implies a great communication strategy behind!”, disse Nazanine Atabaki, Communication Specialist da CO, quando interrogada sobre quais os meios utilizados para fazer chegar a palavra ao grande numero de funcionários do WB.

Um pouco de tudo está por detrás da promoção do dia. Nas duas semanas que o antecipam, o evento é exposto nos ‘Important Announcements’ da Intranet (a página interna da instituição) e emails são enviados para todo o staff, pelos chefes de departamento. No dia imediatamente antes, posters são espalhados pelos corredores do banco, flyers são entregues e um vistoso banner de grandes dimensões é colocado no átrio (onde se realizará a expo). A própria data de realização acaba por tambem ser estratégica, nunca variando da primeira semana de Junho, o que leva a que um número generoso de funcionários já reconheça o sexto mês do ano como sendo aquele em que pode vir a conhecer todas as novas oportunidades de voluntariado que o WB tem para lhe apresentar.

O poster do Volunteer Awareness Day, em exibição na própria expo. Foto cedida por: Beatriz Reis

O poster do Volunteer Awareness Day, em exibição na própria expo. Foto cedida por: Beatriz Reis

Ainda assim, apesar de todos estes esforços, existe uma táctica final considerada por toda a equipa como a verdadeira peça chave para o sucesso comunicativo do evento: o post "Connect with your Community throught Volunteering", lançado todos anos antes do Volunteer Awareness Day. Apesar do seu lançamento ser feito na semana que antecipa a expo, a preparação inicia-se muito antes com um email enviado para todos os membros do staff (headquarters e country offices), pedindo-lhe que descrevam em detalhe momentos de voluntariado que possam ter realizado em equipa, no último ano.

Para Nazanine, este post (tambem já conhecido no World Bank devido à sua regularidade anual) proporciona muita visibilidade ao VAD e garante um elevado fluxo de pessoas durante o mesmo. A explicação para tal é, segundo ela, muito fácil de compreender – "The stories we share inspire our staff to follow the footsteps of their colleagues, as they are reminded of how easy it is to help their own communities, specially knowing that the Bank offers everyone a paid day per year for team volunteering!"

A razão por detrás da generosa oferta por parte da instituição acaba por ser fácil de compreender ao ler os testemunhos enviados para integrar o post: seja a limpar rios, plantar florestas, empacotar lanches, transportar móveis, todos referem o quão impactante foi o dia para os que se voluntariaram. Ainda que cada uma a sua maneira, todas as histórias falam dos laços que acabaram inevitavelmente por se estreitar entre os funcionários e aludem às novas dinâmicas de interação que foram surgindo ao longo do dia, motivando posteriormente relações mais saudáveis dentro do ambiente de trabalho. Ao reconhecer a importância do voluntariado com este dia, o World Bank consegue o enorme feito de ajudar a comunidade ao mesmo que permite que, entre os seus funcionários, também uma pequena comunidade acabe por se desenvolver.

No entanto, o impacto deste post não acaba por aqui, já que também as NGOs têm muito a agradecer-lhe! Se, por um lado, um conjunto de organizações presentes no evento alterna todos os anos, garantindo rotatividade ao nível de oportunidades, as restantes organizações escolhidas são aquelas onde membros do staff já realizaram voluntariados em equipa. Esta escolha acontece porque a Community Outreach comprende que os funcionários, ao lerem a publicação, vão sentir curiosidade em saber mais sobre as NGOs em que os seus colegas se voluntariaram, e tê-las presentes na expo acaba por garantir que estes se deslocarão propositadamente às suas mesas!

O “Connect with your Community Through Volunteering” torna-se assim uma táctica comunicativa inteligente em que todas as partes envolvidas saem a ganhar. Este ano, a sua escrita esteve a meu cargo e, na altura do envio desta reportagem, o post contava com quase 500 visualizações vindas de 322 visitantes únicos, além de ter sido re-partilhado e sublinhado pela CEO do World Bank na rúbrica semanal que envia ao staff.

A peça de comunicação chave - o post 'Connect with your Community Through Volunteering'.

A peça de comunicação chave - o post 'Connect with your Community Through Volunteering

O dia D(o Evento)

A manhã da expo, como seria de esperar, começa cedo para a Community Outreach Team.

Ainda que não tenha estado a cargo da equipa a arrumação das mais de 30 mesas e mais de 60 cadeiras que posicionariam as NGOs, foi necessario confirmar se tudo estava em ordem e distribuir os materiais de instruções e as diferentes placas com os nomes das organizações (cuja logística tinha sido previamente delineada entre todos, para garantir que cada lugar seria justo).

Uma mesa típica de uma NGO, com os seus panfletos e brindes. Foto cedida por: Beatriz Reis

Uma mesa típica de uma NGO, com os seus panfletos e brindes. Foto cedida por: Beatriz Reis

Foi apenas pelas 10h que os representantes de cada NGO começaram a chegar, tendo sido encaminhados aos sítios designados enquanto lhes eram explicadas as regras do dia. Aos poucos, o que havia sido um átrio frio de mesas vazias acabou por se transformar numa montra de diferentes cores, com as organizações a espalharem os seus cartazes, panfletos e as pequenas ofertas trazidas para oferecer ao staff pelas suas mesas. Depois de tudo preparado, nada mais havia a fazer senão esperar – e, felizmente, os curiosos funcionários não tardaram a chegar.

Foram 4 horas incansáveis de constante correria para garantir que tudo corria além expectativas. O staff aglomerou-se em frente das mesas, ansioso por saber mais sobre as organizações e por perceber como poderia ajudá-las, quer na forma de voluntariado ou através de doações e donativos. Graças aos letreiros vistosos trazidos pela maioria das organizações, tornou-se fácil para cada pessoa perceber onde se deveria deslocar para ir diretamente ao encontro das NGOs que abordavam as temáticas que despertavam maior interesse. Afinal de contas, numa instituição como o World Bank, o staff não tem tempo a perder e precisa de rentabilizar as suas interacções, deslocando-se directamente ao que deseja, algo que foi tido em consideração.

O staff do World Bank, curioso em saber mais sobre as NGOs presentes na expo. Foto cedida por: Beatriz Reis

O staff do World Bank, curioso em saber mais sobre as NGOs presentes na expo. Foto cedida por: Beatriz Reis

Uma grande quantidade de pessoas deslocou-se também à mesa da Community Outreach Team, pedindo mais esclarecimentos sobre o dia, inquirindo sobre quais as melhores formas de ajudar e procurando saber como poderia receber notícias regulares da equipa, para estar mais a par dos projectos de outreach oferecidos.

Aida Misailidis, da Partnerships Team, referiu que a grande diversidade de áreas abordadas foi, sem dúvida, uma das melhores partes do Volunteer Awareness Day – "It is always great to come here every year and know that there will be at least one NGOs covering one of my main areas of interest. This year, for example, I was looking for something more environmental-related and Anacostia Watershed immediately caught my attention".

Já Tea Cimini, também da mesma equipa, valorizou especialmente o trabalho de organização do evento – "I definitely want to praise the team for how well organized everything was! This is my first year at The Bank and I got curious when I saw all the posters, I was obviously looking forward to this day to see what all the fuss was about and I was not disappointed. I’m taking home a half dozen flyers, I gave my contacts to several organizations, and I will now choose some to volunteer with!"

O Feedback Final

O sucesso do evento foi mais que notório. Das 34 ONGs convidadas, compareceram 32; quase 150 funcionários deixaram os seus contactos com a equipa para receber informações futuras (em troca de alguns brindes); quase 1400 contactos com funcionários foram registados pelo total das organizações.

Do lado das NGOs, existiu contentamento geral por mais um evento bem-sucedido que, certamente, trará ajuda física e monetária às várias causas em necessidade. Charlene Haskell, de The Art League, partilhou com satisfação que o interesse do staff em relação à sua organização foi bastante notório ao longo de todo o evento – "Working in the nonprofit sector has its challenges, but our work is "from the heart" and the rewards are seeing how our efforts help to make our world better and more beautiful through artistic expression. During the expo, we sensed this same compassion from the World Bank employees interested in volunteering for our nonprofits and we really appreciated the enthusiasm from the employees who stopped by our booth!".

Um funcionário, “apanhado” a fornecer a uma NGO o seu contacto para comunicações futuras. Foto cedida por: Beatriz Reis

Um funcionário, “apanhado” a fornecer a uma NGO o seu contacto para comunicações futuras. Foto cedida por: Beatriz Reis

Ainda que um dos grandes objectivos do Volunteer Awareness Day seja o de incitar os momentos de voluntariado em equipa que, como já referido, se revelam muito vantajosos para o World Bank, várias NGOs partilharam que os funcionários procuravam ir além disso. Kim Cube, da Global Impact, disse que "one thing we noticed is that folks were asking for opportunities for young people and for opportunities to do as families", um discurso idêntico ao de Sue Bell, da Miriam’s Kitchen, que reparou que "lots of people were asking where they can take their teenage kids (or even younger) to volunteer". Este inesperado interesse dos funcionários acaba por demonstrar o quão importante eles consideram ser o voluntariado, querendo incuti-lo desde cedo nas suas famílias para que também os mais novos possam crescer consciencializados da necessidade de ajudar o próximo enquanto usufruem do prazer de cuidar da comunidade que os rodeia.

Mais do que qualquer número, sao estes os resultados mais importantes a retirar do Volunteer Awareness Day, a compreensão de que em apenas um dia do ano é possível unir a comunidade e o World Bank de forma ainda mais intensa. Reforça-se assim uma união duplamente vantajosa: de um lado da balança, mais de 3 dezenas de organizações conseguem espalhar a sua mensagem e encontrar novos recursos que as irão ajudar a combater as injustiças e os problemas da comunidade; do outro lado, o World Bank consegue incutir (ainda mais) nos seus funcionários o espírito que tanto o caracteriza.

A união entre Community Outreach e uma NGO, a celebrar o final de mais um evento de sucesso! Foto cedida por: Beatriz Reis

A união entre Community Outreach e uma NGO, a celebrar o final de mais um evento de sucesso! Foto cedida por: Beatriz Reis

Created By: Beatriz Batista Reis
Published: 09-11-2019 15:19

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